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Como promover a melhoria de processos dentro da indústria?

Dúvidas sobre como alcançar a excelência operacional são recorrentes nas indústrias. “Como sair do estágio X e alcançar o estágio X+1?” é uma pergunta recorrente entre gestores e diretores. Afinal, qualquer indústria tem o objetivo de crescer, por isso, é necessário saber como realizar uma melhoria de processo interno para que as mudanças sejam implantadas de forma eficiente e alcancem os resultados esperados.

Mas, o que é a melhoria de processos?

Melhoria de processos consiste nas tarefas proativas de identificar, analisar e melhorar os já existentes, a fim de garantir padrões de qualidade ou até mesmo visando novos objetivos empresariais. Muitas vezes, ela envolve uma abordagem sistemática, que segue uma metodologia, porém diferentes tipos de abordagem podem ser considerados.

Independentemente da metodologia aplicada, a melhoria de processos deve ser uma prática contínua nas indústrias, porque, quando implementada com sucesso, os resultados podem ser percebidos na qualidade de produtos, satisfação e fidelização do cliente, aumento da produtividade, desenvolvimento de habilidades dos funcionários, eficiência e o tão almejado ROI (retorno sobre o investimento).

Quais são as fases para implementar a melhoria de processos na indústria?

#1 Conheça seu processo atual

O primeiro passo a ser dado é conhecer todos os processos que são executados atualmente na indústria. Dependendo do nível de maturidade da organização, essa informação pode estar documentada ou não. Esta fase da melhoria de processos é chamada de As Is – como sua indústria faz as coisas hoje.

Ter este conhecimento evita esforços desnecessários em processos que não contribuirão para alcançar uma real melhoria. Ter os processos que são executados documentados amplia a visão de tudo que é realizado para gerar os produtos ou serviços, mostrando, assim, qual caminho deve ser trilhado para uma melhor eficiência.

#2 Saiba as razões que motivam a mudança do processo

Maior qualidade, mais eficiência, redução de custos, satisfação do cliente. Existem várias razões que podem ser motivadoras da melhoria de processos, por isso, é importante definir o objetivo que será almejado. Trazer foco para a mudança garante que você saiba o real impacto dela.

Mirar vários objetivos é um erro muito comum. Isso porque, no final das contas, é muito mais difícil identificar qual mudança trouxe o real resultado. Por exemplo, se o objetivo da sua melhoria de processos for a eficiência operacional, vale descobrir se existe mão de obra ociosa.

#3 Identifique claramente as mudanças que serão feitas

Uma vez promovida a melhoria de processos, o novo método deve ser desenhado de maneira clara e concisa. Esta é a fase chamada to be – onde sua indústria quer chegar -, e pode ser feita em formato de documento textual, fluxogramas, ou da forma mais fácil para a compreensão dos que estarão envolvidos na mudança.

Testar a documentação do novo processo é importante – saiba se os operadores conseguem explicar como ele irá funcionar. Lembre-se de que a documentação deve levar a um entendimento claro com pouca ou nenhuma variação de interpretação de operador para operador.

#4 Recolha feedbacks de todas as partes envolvidas

Com o processo desenhado, é importante obter um feedbacks das partes envolvidas – desde aquelas que estão na ponta do processo, até as que estão na etapa final. Recolher feedbacks traz novos insights que podem ter passado despercebidos anteriormente.

Aquela pessoa que executa uma determinada etapa do processo pode trazer contribuições valiosas para a melhoria do processo. Mas vale uma observação: recolha os feedbacks e os avalie. Processos de mudanças nem sempre são bem aceitos por times mais operacionais, já que sempre há a saída da ‘zona de conforto’ para uma ‘nova realidade’.

#5 Reúna dados que embasam a mudança

Com certeza, a diretoria da empresa vai querer saber quais foram os reais resultados obtidos com a melhoria do processo implementada. Por isso, tenha sempre em mente que coletar dados gerados pela mudança é importante, pois eles são a base para tomadas de decisões gerenciais assertivas. 

Por isso, ter conhecimento do AS IS e como foram os resultados obtidos ao se chegar no TO BE, proporcionará base para responder se a melhoria de processos foi efetiva ou não.

# 6 Analise os resultados para que o ciclo de melhoria de processos seja contínuo

Como toda mudança, ela deve ser constantemente avaliada para que novos incrementos possam ser aplicados. Por isso, analisar constantemente os resultados permite que o ciclo de melhoria de processos seja contínuo.

Toda indústria tem objetivos, seja aumento de produtividade, otimização de processos, melhoria na qualidade ou satisfação de clientes – e eles passam por processos que podem ser modificados. Portanto, conhecer as fases de mudança auxilia na identificação de possíveis falhas, diagnósticos de fluxos produtivos, análises e redesenhos de processos para melhor produtividade da indústria.

E então, ficou com alguma dúvida? Como você promove a melhoria de processos dentro da sua indústria? Conte pra gente pelos comentários e até a próxima.